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如何做好档案管理工作的几点体会
作者:管理员 来源:《企业论坛》2017年第22期 发表时间: 2017-08-22 16:02:12 浏览次数:

如何做好档案管理工作的几点体会

    档案管理工作是提高公司工作质量和工作效率,维护历史原貌的一项重要工作。科学规范的管理档案,一方面为公司高层管理人员及时了解公司整体经营状况,适时调整经营策略提供准确依据;另一方面有利于社会各方准确认定公司经营成果,为公司与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。因此,做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升公司的市场竞争力具有重要意义。
    这几年,我作为一名办公文员兼任档案管理工作,深刻体会到档案管理的重要性。要做好档案管理工作,最重要的是认真做好档案收集、整理、管理、利用等各个环节的工作,在实践中,我通过不断总结,寻找其中的规律,得到了一些粗浅的见解,愿与大家共同分享。

   一、规范公文处理,把好公文形成关
    公文是档案的前身,当其处在传递、运转、承办和执行过程中,具有现行效用,不能称其为档案;档案一般是完成了文书处理程序,完成了传达和记述使命而备查的历史文件。因此公文形成是档案工作的起点,规范公文处理,把好公文形成关,是做好档案管理工作的基础。而公文拟制则是公文形成的关键环节。
    公文拟制一般由相关职能部门起草然后交由办公室负责印发,由于各职能部门写作人员的水平、素质各不相同,对公文起草工作相关要求的理解存在差异,导致起草的文件的质量也就大不一样。在公文拟制过程中可能存在文种使用不当、主题词不准确,不利于检索查找,附件标识比较混乱,数字使用不规范等情况,严重影响了公文转化为档案的立卷和归档。因此,作为办公室一名专门负责公文拟制人员,平时有责任也有义务对各部门呈送的公文初稿进行规范处理,依照有关规定,全面审核,严格核稿,特别是对那些突出表达主题思想的关键的字、词、句等要严格把关,发现问题应尽快与提供初稿的部门进行衔接,共同磋商,尽量将各种问题都解决在核稿阶段,决不能将问题推给签发的领导定夺,以确保公文的高质量、高水平,从而达到档案的高质量、高水平。

   二、注重档案整理,做好公文评估分类
    公文形成后,经过一段时间的归整处理,待文件涉及的事务处理完毕,文书人员即可以对公文的保存进行价值评估,根据公文的类别和重要程度分别进行初步的筛选和整理:去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或随意销毁,而是放到别处);将涉及本公司改革、发展、稳定的大事、要事、新事及代表本公司成就的文件留存下来,以备随时查阅和调用。评估工作对文书人员是个严峻的挑战,它要求文书人员有发展的眼光和敏锐的洞察能力,能够在数量众多、内容庞杂的文件中挑选出那些具有保存价值的文件进行归档,供日后的工作查考利用。而要做好该项工作,可以从以下几个方面进行:
   (一)对档案工作要有高度的认识,要实现从公文到档案的成功转化,就必须重视公文的规范化管理,实现文书工作和档案工作组织制度的真正交融,加强档案部门对文件管理的超前控制,这样才能保证档案的质量,减少档案部门的工作程序和烦琐的移交手续,避免重复立卷,使文书工作流程更加科学化、合理化。
   (二)要有高度的职业责任感。档案工作人员要有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度以及较强的职业悟性,要随时将“档案”装在自己的头脑里,要有对历史负责的态度,使档案工作平时化、平常化。因此,务必要按照《档案管理办法》的要求,规范地、科学地办理好每一份文件,对每一份文件做出科学的评估,认真鉴别,决定取舍,然后系统地进行分类。
   (三)要不断提高自己的专业素质和综合素质。文书工作和档案工作具有较强的专业性和技术性。在日常工作中,文书人员要重视档案知识的学习,加强档案意识的培养,最好的办法就是常备一些专业书籍,以便需要时查阅,真正做到边工作,边学习,在工作实践中逐步提高自己的理论水平。同时,很多档案工作人员都兼文书工作,因此一定要重视对形成档案的公文进行科学地评估归类。

   三、完善公文材料,做好档案收集工作
    办公室在公文最初归档时要认真检查形成公文的一系列材料,发现有附件而未及时归档的要催要,同一事项有外来文件未按时上交的要跟踪收回,以避免长时间留在个人手中而遗失。具体可以从以下几点着手:
   (一)档案整理工作必须从平时做起。对于上级发文,首先应鉴别该文件是否具有保存价值,如果其中一部分随着现行效用的完成,便失去其保存的社会价值而被淘汰;而另一部分文件,退出现行领域之后,却具有储存价值,能使后人通过其载录进行借鉴和利用,因此应按档案整理规范要求,待传阅、阅办完毕后,用不锈钢钉重新装订,进入归档程序,进一步归整,以备平时查阅。
    (二)档案整理工作应注重细节。对于本公司自生文件,领导签发后,应将形成该文件的所有资料收集齐全,按照从上到下,依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整,并统一装订成册,初步完成“件”,由零散“页”到集中归整为“件”,初步做好档案入库前的各项准备工作。
   (三)档案整理工作要与公司职业特色相结合。在整理档案过程中,文书人员不应该拘泥于传统的整理归类思路,但也不应该随意更改,要结合本公司的具体发展实际,严格依照档案管理部门的统一规范和要求,进行科学地创新,不断提高单位的档案管理水平。我公司从事国有资产管理方面工作,主要实施股权管理,委托处置国有资产,委托清收债权,清偿债务,很多业务都是很重要的大事,要事,有的完成时间持续较长,同时涉及很多请示、批复文件及资料都具有很重要的保存价值,根据这些工作实际,就需要针对不同事项分别归集,尽量将同一事件涉及的所有文件、资料集中收集在一起,以各“事件”设立专卷,以便查找简便、快捷。

    四、善于交流,接受新信息,达到资源共享
     随着社会信息技术的飞速发展,对档案整理工作的规范性也提出了更高的要求,文书工作人员要不断总结自己的工作经验,对遇到的新情况、新问题要多请教档案主管部门,不能凭主观臆断文档的归档价值,一定要结合本公司的工作实际,创造性地使用归档方法进行归档。同时档案工作人员必须强化责任意识,树立精品意识,培育职业意识。不断接受新信息,扩大知识视野,提高自己的鉴别能力,特别要注重计算机知识、信息文化的学习,努力使自己成为信息知识和网络文化的综合型档案管理人才,在集团公司领导下,促进本公司与其他公司建立合作关系,构建网络化管理体系,实现信息传达及共享。
    
     总之,档案管理工作是公司管理工作的重要部分,具有很强的挑战性。在今后的工作中,我将努力把文书工作和档案工作结合起来,不断提高本公司文书档案管理质量,提高其利用率。目前,档案管理逐步朝着电子化、网络化等方向发展,档案装备也在由微机目录式检索过渡为电子归档,这项工作让我有更多的机会学习新知识,掌握新本领。我深信,只要我们以高度的职业责任感和较强的敬业精神对待档案管理工作,就一定能促进档案管理规范化、科学化发展,从而为公司的持续发展提供更多更好的信息资源。
 
                                               国资公司  张波




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